DUYURU
2008/159

08.04.2008 tarih, 2008/06 sayılı Genelge metni ile; Şirket genelinde mal ve hizmet alımlarında uygulanacak esaslar ile Mukavele ve İkmal Müdürlüğü tarafından yapılan alımlarda şirket içi işleyiş prosedürü izah edilmektedir.

Bu genelgeye göre yapılacak mal ve hizmet alımlarında; İhalelerde saydamlığın, rekabetin, eşit muamelenin, güvenirliğin, gizliliğin, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasının sağlanması esastır.

İhtiyaç duyulan malzemenin mevcutsa stoklarımızdan karşılanması esastır ve stoktan karşılanma imkânının araştırılması Mukavele ve İkmal Müdürü’nün sorumluluğundadır.

Mal ve Hizmet taleplerinin F.İ.1.01.R1 numaralı Malzeme İhtiyaç Belgesi ile yapılması asıl usuldür. Şirket stoklarında bulunmadığı veya stoktan karşılanmasının mümkün olmadığı tespit edilen malzemeler için; Teknik ve/veya İdari Şartname, talep sahibi birim veya ilgili diğer birimler tarafından hazırlanır ve her sayfası hazırlayan birim müdürü tarafından imzalanarak Malzeme İhtiyaç Belgesi ekinde Mukavele ve İkmal Müdürlüğü’ne gönderilir; Genel Müdürlük onayı ile satın alma işlemleri başlatılır.

Malzeme İhtiyaç Belgesi’nde, ISBN 978-9944-196-03-01 numaralı Ayniyat Muhasebesi Demirbaş ve Sarf Malzemelerle İlgili İşlemler adlı eserimize bağlı kalınarak; Stok kodlarının, malzeme miktarının, talebin gerekçesinin ve uygun temin tarihinin yazılması; Malzemenin doğru ve net olarak nitelendirilmesi ve isimlendirilmesi doğru teminin sağlanabilmesi açısından önem arz etmektedir.
 
Mukavele ve İkmal Müdürlüğü tarafından malzeme ihtiyaç belgelerinin asılları tarih sırasına göre sıralanarak ve her malzeme kaleminin karşısına işin takip edildiği dosya numarası not edilerek bir klasörde saklanır.

Mukavele ve İkmal Müdürlüğü aynı veya benzer taleplerin tek dosyada takibi esasına göre talepleri gruplandırarak dosya açar ve dosyalara ilgili malzeme ihtiyaç belgelerinin bir nüshası veya fotokopisi konur.

Yaklaşık maliyet tutanağı, yaklaşık maliyet araştırmasını yapan Mukavele ve İkmal personeli,  Mukavele ve İkmal Müdürü ve Genel Müdür tarafından imzalanır.

Mal ve Hizmet taahhüdünde bulunan isteklilerin teklif mektubu eki cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı kontrol edilir.
Değerlendirme sonucunda, ekonomik açıdan en avantajlı teklifi veren istekliye ait satın alma ve sipariş verme talimatı Genel Müdür onayı alındıktan sonra yapılır.

Satın alma işlemi teminat taahhüdü ve sözleşme imzalanması şartı ile sağlanması durumunda; Teminatın kapsamı netleştirilmeli ve hazırlanacak sözleşmelerde;

1. Sözleşmenin Amacı ve Konusu,
2. Sözleşmede Tanımları ve Açıklamaları,
3. Sözleşmenin Bedeli ve Ödemeler,
4. Sözleşmenin Süresi ve Fesih Şartları,
5. İşin Yapılma ve Teslim Yeri,
6. Genel Koşullar,
7. Kapsam Dışı Konular,
8. Opsiyonel Konular,
9. Çalışma Şekli ve Metodoloji,
10. Tarafların Sorumlulukları,
11. İşin Kontrolü ve Denetiminin Yapılması,
12. Sözleşme Bedeline İlişkin Fiyatların Artma ve Eksilmeleri,
13. Sözleşme ve İşin Yapımına Ait Vergi, Resim, SSK Primleri ve Sair Giderler,
14. Kabul Edilmeyen İşler,
15. Çalıştırılan Personel, İşçi Hak ve Alacakları,
16. Sürenin Uzatılması ve Gecikme Cezası,
17. Garanti Koşulları,
18. Delil Sözleşmesi,
19. Mücbir Sebepler,
20. Yazışma Usulleri ve Sözleşme Lisanı,
21. Tebligat Adresleri ve Bildirimler,
22. Yetkili Mahkeme ve İcra Daireleri,

Yukarıda ana başlıkları verilen hususların net ve anlaşılır ifadelerle belirlenmesi; Talep Sahibi Birim Müdürü, Mukavele ve İkmal Müdürü ve Genel Müdürlük makamı onayı ile sözleşmeye davet edilen tedarikçi firma yetkilisi/leri tarafından yetki belgeleri eki ile birlikte kaşelenerek imzalanması hususunda gerekli hassasiyetin sergilenmesi, işleyişin düzen ve verimliliği açısından önem arz etmektedir.

Uygulamanın düzenli takibi ile hassasiyetinizi tekiden rica ederim.